O que vocé precisa saber sobre Elaboração e Gestão de Projeto?

CAPACITANDO LÍDERES NOTÍCIAS

Entendendo que “Gestão” é “o ato de gerir, gerenciar e administrar” pode-se perceber a gestão de projetos como uma administração específica. Essa especificidade não é diferente de outras, a saber: Gestão de Pessoas; Gestão Ambiental; Gestão Financeira e etc. Porém, é importante lembrar que a gestão de projeto tem o seu tempo de execução definido e que contrariamente difere de outras operações e/ou gestões permanentes da empresa. A gestão de projeto exige ações muito específicas, mesmo porque, segue algumas rotinas comuns para o gerenciamento, manutenção, controle de integração, tempo de início e fim, custos, qualidade, recursos humanos, comunicação, riscos e aquisições.

O Guia PMBOK – Project Management Body of Knowledge, conhecido como o “Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos” levantado pelo PMI – Project Management Institute assim define o gerenciamento de projetos: “é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo”. Ou seja, todo projeto tem um início e fim definidos e deve entregar um resultado singular. Acrescenta que, além de ser “um empreendimento único que deve apresentar um início e fim claramente definidos”, o projeto também deve ser “conduzido por pessoas para atingir seus objetivos respeitando os parâmetros de prazo, custo e qualidade”.

Mas o que difere projeto de processo? Pois bem, processo é um trabalho contínuo que produz resultados padronizados e suas principais características são:

– Contínuo;
– Gera resultados padronizados;
– Fortemente definido.

Já as características de um projeto são:

– Temporário;
– Gera resultado único;
– Elaborado progressivamente.

Embora alguns elementos possam ser repetidos no projeto, como o apontamento de horas e a gestão de custos, essa repetição não muda as características exclusivas do trabalho do projeto. Por exemplo: prédios podem ser construídos com materiais iguais e pelas mesmas equipes. Entretanto, cada projeto de prédio é único, com circunstâncias, situações, localização e partes interessadas diferentes.

Mas afinal como fazer um bom gerenciamento de projetos? Em todos os meus trabalhos sigo sempre a mesma linha e vou compartilhá-la agora com você.

 

Em primeiro lugar: defina metas

Não é incomum ouvir gerentes de projeto ou de departamentos dizendo que sua equipe se dedica muito, mas os diretores cobram outros resultados ao invés de olharem as entregas feitas. O objetivo final de um projeto é seu verdadeiro critério de sucesso e as entregas são os meios para atingi-lo. Ou seja, sua equipe pode ser ótima em tudo, mas se a expectativa inicial dos stakeholders não for alcançada, então as entregas terão pouco ou nenhum valor. Por isso, antes de iniciar um projeto, defina muito bem as metas intermediárias e objetivo principal a ser alcançado. Avalie se os prazos e recursos disponíveis serão suficientes para obter o resultado desejado e alinhe os possíveis riscos e mudanças que podem ocorrer. Quanto mais nítido for o alinhamento de expectativas entre sua equipe e os stakeholders, melhor será a avaliação do trabalho e das entregas.

Segundo passo: planeje e siga o escopo

Mudanças no escopo são os motivos mais comuns de projetos atrasarem, estourarem o orçamento ou serem completamente abandonados. Reuniões de alinhamento, termos de aceite e revisões no escopo são alguns modos de evitar essa situação, antes mesmo de o projeto iniciar. Todo o empenho gasto para planejar um bom escopo é revertido em chances de sucesso. Logo, não apresse o aceite, valide o entendimento dos envolvidos sobre o escopo e só o altere, após aceito, em último caso. Aliás, se alterar o escopo, lembre-se de comunicar novos prazos, necessidade de recursos e formalizar o aceite dos interessados relacionado às mudanças. Após definido, cumpra o escopo acordado. Essa é a única maneira de evitar cobranças indevidas ou de permitir que o projeto seja analisado por critérios que não faziam parte de seu planejamento.

 

Terceiro passo: cuide dos custos

Cuidar dos custos significa elaborar um orçamento detalhando com o quanto será gasto em cada atividade ou etapa do projeto e, durante sua execução, controlar se os gastos indicados no planejamento estão iguais ou menores. Caso estejam maiores, uma revisão do orçamento será necessária. Já vi muita organização trabalhando com a “famosa” curva de aprendizagem, coloque sempre um limite, se não, ao invés de lucro teremos prejuízos irreversíveis. A importância da gestão de custos é indicar para os stakeholders os reais motivos pelos quais eles foram extrapolados ou destacar a capacidade de sua equipe em se manter dentro do planejado.

 

Conclusão

O uso de técnicas de gerenciamento de projeto em geral cresceu nitidamente durante as últimas décadas. As organizações que lideram seus segmentos estão usando com sucesso o gerenciamento de projeto, seja para aprimorar seus produtos, capacitar suas equipes, melhorar os resultados financeiros e melhorar o atendimento ao cliente. Essas empresas possuem uma visão clara de sua missão e conhecem o negócio e o mercado onde estão inseridas e por meio de um planejamento constante e suas devidas aferições administram seus processos profissionalmente utilizando o ciclo de gestão de projetos.

 


Welington Bernardinelli – Coordenador do Núcleo de Capacitação e Mobilização Comunitária (NCMC) da  Unalcs. Sócio fundador WF Consultoria Empresarial com formação em Bacharel em Engenharia de Produção e certificado Six Sigma Black Belt. Possui cursos de Gestão e Liderança de Equipes pela Fundação Getúlio Vargas, além de diversos outros cursos nas áreas de Gestão de Pessoas, Estratégia Organizacional, Gerenciamento de Projetos, e formação de equipes de alto desempenho. É palestrante e facilitador de cursos e workshops em organizações privadas e instituições do terceiro setor no Brasil, além de eventos no segmento de Gestão e Liderança.

DCS/Unalcs

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